Amb la implantació de l’Administració digital es busca obtenir la major eficiència en les tasques. En tot procés, per diversos motius -ja siguin tècnics o per obligació jurídica-, existeixen tasques que esdevenen repetitives i que no aporten gran valor. És per això que és important la tasca contínua de simplificar i transformar processos –o integrar processos massius-, per fer que les nostres funcions conflueixin per donar valor afegit en els tràmits i la gestió de processos adreçats a la ciutadania. De vegades, però, hi ha certs condicionants que fan que aquestes tasques ‘avorrides’ s’hagin de continuar fent, i actualment la tecnologia permet alliberar a les persones de fer aquestes tasques.
La tecnologia RPA (Robotic Process Automation), que consisteix en l’automatització de processos mitjançant la robòtica, permet resoldre feina repetitiva en processos administratius. Aquesta tecnologia actua simulant la tasca d’un humà en un equip individual, desplaçant el cursor i accionant ordres en els diferents programes informàtics que es vulguin fer servir. És com una macro, però actua sobre l’ordinador sencer. En un procés concret poden coexistir diversos robots executant tasques en paral·lel, sempre que es delimiti clarament la tasca de cadascun (bé, com ja passa amb les persones).
També permet complementar les aplicacions -que en general poden no necessitar en la major part del seu temps-, amb la capacitat de fer tasques massives per un procés concret. I combinar tasques entre les diverses aplicacions implicades en un procés, així com resoldre o millorar la integració entre elles.
A l’Administració de la Generalitat hi ha diverses experiències en aquest sentit (com ha estat a l’ATC, al Departament d’Educació i al Departament de Salut -pels expedients sancionadors per l’ús indegut de la mascareta-). En aquest darrer cas, el robot -un cop mecanitzades les denuncies dins el Tramitador Genèric (TG)- fa una sèrie de tasques repetitives per un tipus concret de denúncies.
El TG actualment no disposa de la capacitat de gestionar expedients de forma massiva i el robot permet superar aquesta capacitat. Diversos robots a la vegada executen una cerca d’expedients per aquells que compleixen els requisits. Per ordre dels resultats, genera dins de cada expedient fent passos seqüencials: l’acord d’inici del sancionador, la carta de pagament, i fa l’enviament via requeriment electrònic a l’àrea privada del ciutadà/de la ciutadana i el dipòsit electrònic de la notificació; després, en un segon moment, s’executa un segon robot que tramita les resolucions dels expedients que no hagin presentat al·legacions fent els mateixos passos que l’anterior robot, incloent una nova carta de pagament amb l’import sencer de la sanció i obrint el canal electrònic perquè es pugui presentar el recurs d’alçada.
En aquesta gestió, si en qualsevol dels passos el robot troba un inconvenient que no pot resoldre, s’atura i passa al següent expedient, anotant l’error, el moment de l’aturada i el motiu. Aquests errors, en funció del seu volum es tracten manualment o bé es pot aplicar de nou un robot que faci les tasques necessàries per esmenar-lo.
Com es pot desprendre d’aquestes explicacions, fer que els robots executin aquesta tasca requereix d’un aprenentatge i un manteniment continu: un robot no està exempt de costos d’implantació i manteniment. La primera configuració dona una taxa d’errors en la seqüència que a mesura que es va afinant permet tenir valors de més del 80% d’efectivitat, com es veu al gràfic. El 20% restant correspon a caigudes dels propis sistemes, no atribuïbles al robot.
Actualment, en aquesta experiència, el volum d’expedients tractats és de més 28.000, amb un èxit del 81%.