Contra la inflación de reuniones / Enrique Dans

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La espantosa profusión de reuniones a través de herramientas de videoconferencia a la que muchos trabajadores tuvieron que hacer frente durante la primera etapa del confinamiento no es algo normal ni que tenga sentido. Trabajar de forma distribuida no es eso, no tiene nada que ver con estar todo el día pendiente de reuniones en una pantalla que, precisamente, no te dejan trabajar. Las reuniones, simplemente, se convirtieron en el sustituto del presentismo, en la forma de «demostrar» a otros que estabas en tu puesto de trabajo, que no estabas simplemente en tu casa tirado en el sofá viendo Netflix.

En ausencia de otras métricas como la presencia, muchas compañías cayeron en la trampa de instaurar las reuniones a través de videoconferencia como una falsa métrica de responsabilidad – cuantas más reuniones tenga, más importante soy y más responsabilidad tengo – y utilizaron esas reuniones como una especie de sustitutivo del tiempo en la oficina, en lugar de llevar a cabo un proceso de transformación que permitiese que las tareas fuesen llevadas a cabo a través de herramientas asíncronas.

Pero sobre todo, la inflación de reuniones es un problema derivado de la falta de confianza en los trabajadores: «si no los tengo delante, seguro que no están haciendo nada, así que utilizaré las reuniones para asegurarme de que, por lo menos, están atentos». Un contrasentido absurdo, una amenaza a la productividad real, y sobre todo, una práctica agotadora.

En el futuro, la mayor parte de nuestro trabajo la llevaremos a cabo a través de herramientas asíncronas, como ya comentaba en este artículo, tales como mensajería instantánea o documentos compartidos, y muchas de las reuniones que tendremos mediante videoconferencia serán o bien para cuestiones relativamente excepcionales, o puramente sociales, para saber qué tal van las personas con las que trabajamos, casi el equivalente de la charla en la máquina de café, una situación completamente distinta de esa a la que llegamos sin ningún tipo de preparación, en función de una situación de emergencia.

¿Cómo nos libramos de la inflación de reuniones? En primer lugar, entendiendo que la inmensa mayoría de esas reuniones no solo son necesarias y pueden ser sustituidas por herramientas mucho más productivas – como un hilo en Slack, una llamada o un simple correo electrónico – sino que, además, son una miserable pérdida de tiempo. En segundo, tratando de limitarlas mediante políticas corporativas: instaurar días sin reuniones, por ejemplo, es algo que está funcionando en compañías como Microsoft.

Finalmente, teniendo en cuenta que el trabajo distribuido debe necesariamente ser sostenible: si tus empleados pasan a trabajar muchas más horas al día, como ocurrió al principio de la pandemia en muchas compañías, eso es algo que no tiene sentido, y que tienes que controlar y tratar de evitar. Busca nuevos indicadores, entiende los cambios en las tendencias, preocúpate por el bienestar de quienes trabajan contigo, y trata de entender sus circunstancias y sus limitaciones.

Si la normalidad cambia, y lo hace porque cambian las variables de contexto, trata de hacer todo lo posible por adaptarte a ese contexto: durante aparentemente bastante tiempo, pedir a tus trabajadores que vayan a tus oficinas va a ser algo temerario, que los pondrá en peligro y que debes tratar de evitar siempre que no sea estrictamente necesario. Piénsalo, y rediseña la manera de trabajar para hacerla más productiva en un entorno distribuido, sin que ello signifique estar necesariamente todo el día delante de la cámara como si fueras un actor de cine. Hagamos las cosas con sentido, por favor.

Original blog de Enrique Dans